Factura electronica FACE: guia para proveedores de la Administracion
Desde el 15 de enero de 2015 toda factura emitida a una Administracion Publica espanola por importe superior a 5.000 euros debe ser electronica. La via es FACE, el Punto General de Entrada de Facturas Electronicas. Este articulo explica como emitir, firmar, enviar y cobrar una factura via FACE sin perder semanas en rechazos.
Que es FACE y cuando es obligatoria
FACE (face.gob.es) es la plataforma del Ministerio de Asuntos Economicos por la que entran al sector publico estatal y a la mayoria de Comunidades, Diputaciones y Ayuntamientos las facturas en formato electronico estructurado. La obligatoriedad esta regulada en la Ley 25/2013 de impulso de la factura electronica.
Estan obligadas las personas juridicas (sociedades, cooperativas), uniones temporales de empresas, agrupaciones de interes economico, fondos de inversion, y entidades sin personalidad juridica. Los autonomos pueden quedar exentos por debajo de los 5.000 euros, pero en la practica casi todos los pliegos de obra publica exigen factura electronica desde el primer euro.
Formato Facturae 3.2.2
El formato unico admitido es Facturae XML version 3.2 o 3.2.1, firmado con XAdES. El esquema lo mantiene la Agencia Tributaria y el Ministerio. No vale enviar un PDF firmado: tiene que ser XML estructurado.
Para generarlo hay tres caminos:
- Facturae Plus o aplicaciones de la Agencia Tributaria (gratuitas, para volumenes bajos).
- ERP del proveedor con modulo de facturacion electronica (la opcion habitual en empresas con cierto volumen).
- Plataformas SaaS tipo SERES, EDICOM, Voxel, Pimec.
Codigos DIR3: el laberinto de las tres claves
Cada factura debe llevar tres codigos DIR3 obligatorios que identifican al receptor:
- Oficina contable: la unidad que tramita el pago.
- Organo gestor: el departamento que ha contratado.
- Unidad tramitadora: la unidad que recibe el bien o servicio.
Los DIR3 los publica el Ministerio de Politica Territorial. Si se equivocan, la factura es rechazada antes de llegar al destinatario. Comprueba siempre los DIR3 en el contrato o pidelos por correo a la persona de contacto antes de la primera emision.
Como dar de alta una factura en FACE: paso a paso
- Generar el XML Facturae con los datos del contrato, el numero de expediente y los DIR3 correctos.
- Firmar electronicamente con certificado de representante o con sello empresarial (XAdES-EPES).
- Acceder a face.gob.es con certificado digital o usar API SOAP/REST si hay integracion.
- Subir el XML y, opcionalmente, anexos (PDF de la certificacion mensual, acta de medicion, fotos de la obra).
- Esperar el numero de registro que devuelve FACE: es el justificante para reclamar.
- Seguir el estado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada.
Que pasa despues: el ciclo del pago
La Ley 9/2017 de Contratos del Sector Publico fija un plazo legal de 30 dias para conformar la factura desde su entrada en FACE, mas 30 dias para pagarla, total 60. En la practica es habitual que el plazo medio real ronde los 90-120 dias para entidades pequenas y entre 30-60 dias para Estado y grandes Comunidades.
FACE permite consultar el estado en tiempo real: si pasa 30 dias en estado "registrada" sin contabilizar, hay base legal para reclamar intereses de demora segun la Ley 3/2004.
Errores tipicos que provocan rechazo
| Error | Solucion |
|---|---|
| DIR3 incorrectos | Comprobar en el directorio comun (DIR3 BOE) |
| Numero de expediente erroneo | Pedir referencia al organo gestor antes de emitir |
| Firma XAdES expirada | Renovar certificado de representante |
| Importe distinto a la certificacion aprobada | Esperar al acta de aprobacion antes de facturar |
| Falta IVA o tipo erroneo | Construccion publica suele llevar IVA al 21% |
| Anexos pesados (>10 MB) | Reducir PDF y separar adjuntos |
FACE B2B y el portal del Tesoro
Existe FACE B2B para facturacion entre empresas privadas, distinto de FACE general. Para obra publica suministrada al Estado a traves de una contrata principal, el subcontratista factura a la contrata, no a FACE. Si la administracion contratante endosa el cobro al subcontratista (cesion de derechos de cobro), la factura sigue siendo entre proveedor y contrata principal.
Que hace AQUINTA
Toda nuestra facturacion a Administracion Publica circula via FACE con integracion ERP. Para nuestros subcontratistas mantenemos un portal propio donde pueden subir factura, ver el estado, descargar el certificado de cesion de credito y monitorizar el confirming bancario asociado. Trabajamos a 60 dias con confirming, lo que reduce el riesgo de tesoreria de las PYMES que colaboran con nosotros.
Recursos utiles
- face.gob.es: portal oficial.
- www.facturae.gob.es: documentacion del formato Facturae.
- DIR3 BOE: directorio oficial de unidades organicas.
- Sede de la AEAT: opcion para generar Facturae sin coste.
Conclusion
FACE no es complejo si se documenta el primer envio. La mayoria de rechazos vienen de DIR3 mal copiados o numeros de expediente incorrectos. Disponer de un ERP integrado o, en su defecto, una persona dedicada al ciclo administrativo evita semanas de retraso en el cobro. Para una PYME constructora, dominar FACE es tan importante como saber leer un pliego.
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